Тайм-менеджмент для всех. сборник статей - Максим Денисов

Открытие первое. Дневник заставляет иначе проживать день.

Рациональное объяснение. Если в дневнике мусор, то и жизнь мусор. Чтобы записать удивительное, нужно найти удивительное или создать самому. Когда ведешь дневник, думаешь не что делал, а что сделал, не что прочитал, а чему научился, не что сказал, а к чему это привело.

Иррациональное объяснение. Вы смотрели фильм «Секрет»? Посмотрите. Он говорит о фокусировке на цели. Можно как угодно относиться к этому фильму, но фокусировка работает без нашего участия.

Одно время я долго играл в дозор и энкаунтер (активные городские игры). Цель этих игр – используя подсказки, найти небольшую черную метку в ночном городе. Со временем, на любую черную метку голова поворачивалась автоматически. Даже днем, даже в офисе. Это пример бесполезной фокусировки.

А вот пример полезной. Как-то раз я подумал о том, что было бы неплохо, нарисовать обложку для книги и вспомнил про знакомого художника, который мне уже помогал. В этот же день я встретил его в супермаркете.

Когда мы ведем дневник, мы записываем самое важное для нас. И мозг рано или поздно начинает подсознательно фокусироваться на этом.

Начните дневник.

2. Чек-лист

Что такое чек лист? Это памятка. Формуляр, в котором необходимо отметить выполненные или невыполненные задачи, время выполнения и ответственного. В туалетах торговых центров висят чек-листы, в которых работники клининговых служб делают отметки о проведенных уборках. То есть это инструмент, закрепляющий положительные привычки и дающий обратную связь.

На производстве чек-листы заполняются на рабочих местах. Например. «Не должно быть граблей», «Должна быть лопата», Вилы должны стоять острием вниз» Если так и есть, то напротив каждой записи ставится отметка.

Я никогда не вел чек-листы. Зачем? Это пустая трата времени, не дающая ничего взамен. У меня есть органайзер, в котором ежедневные задачи тоже прописаны. Сделать 200 отжиманий, прочитать двадцать страниц, ответить на письма, выпить шесть стаканов воды. Тот же самый чек-лист. Думал я.

Но иногда, по разным причинам, отжиманий делаю не 200, а 100, читаю не двадцать, а всего пять страниц и на следующий день эту разницу не покрываю. А задачу отмечаю как выполненную, иначе она будет висеть в планировщике и мешать. Но это лишает меня обратной связи. Как часто я не полностью выполняю задачи? В какие дни? Может быть, есть закономерность? Недавно я прочитал статью про чек листы и прозрел.

Открытие второе. Чек-лист развивает очень важное умение – умение давать и держать обещания.

Ежедневные задачи – это обещания данные себе. Это дела, которые мы считаем необходимым сделать, чтобы улучшить свою жизнь.

Чек-лист показывает, как часто мы их нарушаем. На основании этого нужно выяснять причины. Возможно, мы обещаем себе слишком много и не можем выполнить. Возможно, мы просто не держим слово. Возможно, есть какие-то факторы, которые мы не учли, когда давали себе обещание. Когда причина выяснена, нужно внести корректировку. Со временем, обещания станут более приближены к возможностям, и появится реальный взгляд на вещи. Но это долгий путь. Я до сих пор обещаю больше, чем способен сделать. И себе, и другим.

Заполняйте и анализируйте чек-листы.

3. Хронометраж

Что такое хронометраж? Хронометраж – это фиксирование времени, которое потребовалось на выполнение задачи. Я никогда не понимал, для чего это нужно. Но все-таки заставил себя и начал. Три недели я записывал, что я делаю, и сколько времени на каждую задачу уходит. Установил программу на компьютер, которая записывала, что я делаю и сколько по времени. О, Боже! Как это скучно!

Это действительно скучно, но вы можете все изменить. Оберните хронометраж в игровую форму. Вы Доктор Джекилл. Вы не знаете, что творит мистер Хайд в ваше «отсутствие». Записывайте все, что он делает и сколько времени на это тратит. Проявите немного терпения, и вы узнаете, что же за человек этот мистер Хайд.

Но результат все-таки был. Я ужаснулся, увидев, сколько времени тратится впустую, якобы на отдых. И сейчас это непроизводительное время постепенно уменьшается.

Открытие третье. Хронометраж не только отсеивает мусорные дела, но и помогает определить оптимальную последовательность остальных.

Объяснение. Хронометраж – это, прежде всего, анализ. Когда мы анализируем что-то, раскладывая на составляющие, мы можем синтезировать нечто новое с теми же функциями, но с экономией ресурсов. Подобно системе бережливого производства – найдите то, что не несет ценности для клиента (для вас) и удалите это из производственной цепи.

Я ежедневно принимаю душ, и экономия в этом процессе одной минуты, за год сэкономит мне шесть часов. Это интимные подробности, но открытие для меня было настолько ярким, что приличия отступают.

Сначала я намыливаю голову, смываю шампунь, потом я намыливаю тело, смываю гель. Логичен вопрос: можно ли смывать и шампунь и гель одновременно? Конечно можно, если сначала намылить тело, а потом голову и смыть все сразу. Минута сэкономлена!!!

Это не хронометраж, но его последствия. Когда ты видишь, сколько времени имеется в наличие, сколько расходуется и на что – начинаешь экономить каждую минуту. Минута час бережет.

Хронометрируйте. Сэкономьте себе пару дней для отдыха.

Комплексный метод борьбы с перегрузками на работе

Перегрузки на работе чаще всего вызваны комплексом проблем организации времени. Поэтому бороться с ними нужно, используя комплексный подход. Эта беда похожа на Лернейскую гидру, которую невозможно победить, не отрубив все ее головы. Зато, когда вы это сделаете и решите все сопутствующие проблемы, вы почувствуете себя Гераклом.

Из-за чего возникают перегрузки?

Перегрузка – это ощущение незавершенности, слабости и неудовлетворенности выполненными за день задачами. Это ощущение возникает, когда вы весь день что-то делали, а в конце дня увидели, что не приблизились к цели, а даже отдалились от нее. Вы устали и натерли мозоли, но чувствуете, что топтались на месте. Чтобы этого ощущения не было, достаточно соблюдать три банальных правила жизни:

Получать удовольствие от пути.

Много и правильно ходить. Правильно – это значит в удобной обуви, одежде, с удобным рюкзаком и еще в хорошей компании.

Отмечать пройденный путь.

Обозначим основную проблему. На первый взгляд, это лавина задач, сметающая все ваши планы. Но проблема не в количестве задач. Их у всех много. Проблем на самом деле целый набор. И у каждого этот набор свой.

Каковы причины лавинообразного роста задач?

1) Отсутствие целей и планов. Есть ли у вас рабочие цели и планы в работе (или у вашего отдела и фирмы, если вы кем-то управляете)? Записаны они, или вы их держите в голове? Знает ли о ваших целях и планах ваше окружение? Или вы каждому сотруднику переставляете ноги, чтобы он шел в направлении к цели.

2) Не установлены приоритеты. Эту проблему узнать просто: вы сначала выполняете простые и неважные задачи, якобы, чтобы втянуться в работу. Второй вариант: у вас есть план на день, но что и когда вы будете выполнять, в нем не обозначено.

3) Неэффективное выполнение задач. Это самая большая группа проблем. Что включает она?

Вы долго не можете начать работу – прокрастинация.

Вы часто работаете из последних сил – отсутствие отдыха.

Вы каждый раз изобретаете велосипед – нет описания процессов.

Вы постоянно переключаетесь – нет концентрации.

Вы постоянно переделываете и уточняете – нет описания процессов и концентрации.

Вы делаете некоторые задачи медленнее, чем возможно – нет развития.

Вы делаете все сами – нет делегирования.

Вы постоянно отвлекаетесь – поглотители времени.

Вы долго ищете необходимый документ – мусор.

4) Задач реально больше, чем вы можете выполнить. Здесь проблемы зачастую глубже, чем неумение составлять план на день. Это обычно страхи и неуверенность. Они возникают из-за того, что вы не можете сказать «нет» руководителю, коллегам или друзьям. Из-за того, что вы не уверены в своей компетентности и боитесь потерять работу или поддержку. Вас постоянно отвлекают не потому, что вы незаменимы, а потому, что вы безотказны. Вы проводите на работе все вечера, потому что у вас заниженная самооценка, и вы пытаетесь самоутвердиться за счет работы. В любом случае проблемы больше психологические.

5) Вы не любите свою работу. Эта проблема вобрала в себя все остальные. Вы берете на себя много задач, чтобы удержаться на нелюбимой работе, вы не ставите цели и не составляете планы. Вы не расставляете приоритеты, вы прокрастинируете, вы постоянно отвлекаетесь.